Die Bestellung eines Verwalters entlastet Wohnungseigentümer und schafft klare Zuständigkeiten. Doch welche konkreten Befugnisse hat der Verwalter? Wie wird er bestellt und wie wird er wieder abberufen? Und welche Rolle spielt er beim Verkauf einer Eigentumswohnung? Die Notarkammer Sachsen klärt über die rechtlichen Vorgaben auf.

Schlüsselrolle in der Wohnungseigentümergemeinschaft

Stellt man sich die Wohnungseigentümergemeinschaft als Unternehmen vor, wäre der Hausverwalter eine Art Geschäftsführer. „Er ist das ausführende Organ der Eigentümerversammlung“, weiß Dr. Tobias von Bressensdorf, Geschäftsführer der Notarkammer Sachsen. Der Verwalter kümmert sich um die Aufstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, ruft die Versammlung der Wohnungseigentümer ein, sorgt für die Einhaltung der Hausordnung und führt Beschlüsse der Eigentümerversammlung aus.

Der Verwalter übernimmt nicht nur interne Aufgaben, sondern vertritt die Gemeinschaft auch nach außen. Dabei handelt er in der Regel im Namen aller Eigentümer als Wohnungseigentümergemeinschaft und nicht einzelner Personen. Seine Vertretungsmacht ist weitreichend. So kann er beispielsweise Verträge mit Hausmeisterfirmen oder Reinigungskräften abschließen. Einschränkungen gelten jedoch insbesondere bei Grundstückskaufverträgen oder der Aufnahme von Darlehen für die Wohnungseigentümergemeinschaft.

Recht auf Bestellung eines (zertifizierten) Verwalters

Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, die Bestellung eines Verwalters zu beantragen. Dieser muss neuerdings als sog. zertifizierter Verwalter auch rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse nachweisen, was grundsätzlich durch eine Prüfung bei der Industrie- und Handelskammer erfolgt, es sei denn er bringt bereits entsprechende Qualifikationen „von Haus aus“ mit, etwa als Volljurist oder Immobilienkaufmann. Soll bei kleineren Wohnanlagen mit acht oder weniger Wohnungen ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt werden, ist eine Zertifizierung dagegen nicht notwendig, sofern nicht mindestens ein Drittel der Wohnungseigentümer dies verlangt.

Verwalterbestellung, Abberufung und die maximale Dauer

Die Bestellung des Verwalters erfolgt durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung. Eine Übertragung dieser Entscheidung auf andere Organe wie den Verwaltungsbeirat ist nicht möglich. Die Eigentümerversammlung kann den Verwalter auch jederzeit abberufen. Mit dem Verwalter wird regelmäßig ein Vertrag geschlossen, der Aufgaben und Pflichten näher konkretisiert und die Vergütung regelt. Dieser Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung des Verwalters. Die Dauer der Verwaltung beträgt höchstens fünf Jahre, bei der erstmaligen Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum sind es maximal drei Jahre.

Zustimmung des Verwalters zur Veräußerung – öffentliche Beglaubigung und Ablauf

Eine bedeutsame Rolle nimmt der Verwalter auch bei der Veräußerung von Wohnungseigentum ein. Gemeinschaftsordnung oder Teilungserklärung können vorsehen, dass eine Übertragung nur mit seiner Zustimmung erfolgen kann. Hierdurch sollen die Eigentümer vor dem Eintritt unzuverlässiger Personen in der Gemeinschaft geschützt werden. „Der Verwalter darf die Zustimmung aber nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes verweigern, etwa wenn der Erwerber finanziell unzuverlässig ist oder eine Störung des Gemeinschaftsfriedens droht“, erklärt Dr. von Bressensdorf. Ob eine Zustimmung erforderlich ist, ist regelmäßig im Grundbuch vermerkt.

Die Zustimmung ist ebenso wie die Verwaltereigenschaft gegenüber dem Grundbuchamt durch öffentlich beglaubigte Urkunde nachzuweisen. Für den Nachweis der Verwaltereigenschaft ist die Vorlage der Niederschrift über den Bestellungsbeschluss des Verwalters erforderlich. Unter der Niederschrift sind die Unterschriften vom Vorsitzenden der Eigentümerversammlung, von einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter öffentlich zu beglaubigen. „Nur durch das notarielle Verfahren kann der vollständige Nachweis über Bestellung des Verwalters und Abgabe der Verwalterzustimmung erbracht werden“, ergänzt Dr. von Bressensdorf. Um Verzögerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass alle Beteiligten – unabhängig von einer konkreten Veräußerung – nach der Bestellung des Verwalters zeitnah einen Termin bei der Notarin oder dem Notar vereinbaren und das Protokoll beim Grundbuchamt hinterlegt wird.

Notarinnen und Notare als Ansprechpartner

Notarinnen und Notare stehen Wohnungseigentümern als zentrale Ansprechpartner zur Verfügung, sei es bei der Begründung oder dem Verkauf von Wohnungseigentum oder bei Fragen rund um den Nachweis der Bestellung von Hausverwaltern.

Weitere Pressemitteilungen des Medienverbunds zu allen Ratgeberthemen rund um das Notariat finden Sie im Presseportal des Medienverbunds der Notarkammern.

Westfälische Notarkammer. Oft gehen Verbraucher davon aus, dass eine Vollmacht von einem Notar beglaubigt oder beurkundet werden muss, um gültig zu sein. Obwohl jedoch Vollmachten für viele Zwecke formfrei wirksam sind, bringt eine notariell beurkundete Vollmacht zahlreiche Vorteile mit sich. Handelt es sich um eine Vorsorgevollmacht, mit der für eine plötzliche Geschäftsunfähigkeit vorgesorgt und eine gesetzliche Betreuung verhindert werden soll, hilft der Notar, dass die Bevollmächtigten im Bedarfsfall alles im Sinne des Vollmachtgebers regeln können. Ist der Betroffene vorübergehend oder dauerhaft nicht mehr geschäftsfähig, ist es für die Erteilung einer Vollmacht zu spät.

Notar berät zu allen inhaltlichen Fragen

Bevor der Notar eine Vorsorgevollmacht beurkundet, bespricht er mit dem Vollmachtgeber dessen Willen, belehrt ihn über die rechtliche Tragweite und sorgt für eine klare, rechtssichere Ausgestaltung. Insbesondere regelt eine notarielle Vollmacht genau, welche Rechtsgeschäfte der Bevollmächtigte für den Vollmachtgeber erledigen darf. Dabei wird der Notar immer empfehlen, die Wirksamkeit der Vollmacht nicht von bestimmten Voraussetzungen abhängig zu machen, wie zum Beispiel von der Vorlage ärztlicher Atteste, die eine Geschäftsunfähigkeit bescheinigen. Er wird auch empfehlen, die Vollmacht über den Tod hinaus wirken zu lassen, damit der Bevollmächtigte auch nach dem Tod des Vollmachtgebers handlungsfähig bleibt. Andererseits wird der Notar stets vorschlagen, die Vollmacht widerruflich auszugestalten, um gegen einen Missbrauch gewappnet zu sein.

Größtmögliche Akzeptanz im Rechtsverkehr

Eine notariell beurkundete Vorsorgevollmacht sorgt für hohe Akzeptanz im Kontakt mit Behörden oder bei Rechtsgeschäften mit Versicherungen, Banken und sonstigen Dritten. Im Zuge der Beurkundung prüft der Notar die Identität des Vollmachtgebers und liest die gesamte Urkunde vor. Wenn der Vollmachtgeber den Text genehmigt, unterschreibt er zusammen mit dem Notar die Urkunde. Somit besteht auch dann Gewissheit über die Intentionen und Wünsche des Vollmachtgebers, wenn dieser sich nach einem Unglücksfall oder wegen einer Erkrankung nicht mehr selbst äußern kann.

Notarielle Ausfertigung als Berechtigungsnachweis

Die beurkundete Originalvollmacht verbleibt beim Notar. Der oder die Bevollmächtigten erhalten offizielle Kopien, sogenannte Ausfertigungen, um ihre Berechtigung nachzuweisen. Reine Abschriften sind als Nachweis nicht ausreichend. Der Notar kann im Verlustfall und selbst nach vielen Jahren weitere Ausfertigungen erteilen. Damit bleiben die Vertrauenspersonen immer handlungsfähig. In der Urkunde sollte geregelt werden, an wen und unter welchen Voraussetzungen weitere Ausfertigungen erteilt werden dürfen. Dabei sollte der Rahmen nicht zu eng gezogen werden, damit die Vertretung im Fall der Fälle nicht an einer fehlenden Ausfertigung scheitert. Wird die Vollmacht später widerrufen, muss der Notar unbedingt informiert werden, damit er keine weiteren Ausfertigungen ausgibt. Der Notar wird schließlich dringend empfehlen, die Vollmacht im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registrieren zu lassen, damit insbesondere Ärzte und Krankenhäuser im Fall der Fälle wissen, an wen sie sich zu wenden haben.

Beurkundung in manchen Fällen zwingend erforderlich

Verfügt der Vollmachtgeber über Grundeigentum, sollte eine Vorsorgevollmacht stets beurkundet werden, damit der Bevollmächtigte gegenüber dem Grundbuchamt jederzeit handlungsfähig bleibt. Sparkassen und Banken geben sich zudem in der Regel nicht mit privat verfassten Vollmachten oder mit Vollmachten zufrieden, unter denen nur die Unterschrift des Vollmachtgebers durch einen Notar beglaubigt worden ist. Schließlich gilt: Für eine Vorsorgevollmacht ist es nie zu früh. Eine Krankheit oder ein Unfall kann einen jederzeit ereilen.

Wer sich im Vorfeld von einem Notar zu diesem Thema beraten lassen möchte, findet im Internet unter https://notar.de/ den richtigen Ansprechpartner. Besuchen Sie auch das Online-Verbraucherportal der Notarkammer unter https://ratgeber-notar.de/.

Im Mai dieses Jahres wurde der Regierungsentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung veröffentlicht. Nachdem bereits seit 2022 elektronische Niederschriften im Rahmen der notariellen Online-Verfahren errichtet werden können, soll es diese Möglichkeit künftig auch im Präsenzverfahren – also bei Anwesenheit der Beteiligten im Notarbüro – geben. Hierdurch lassen sich Digitalisierungslücken schließen, Medienbrüche vermeiden und Notariate, Gerichte sowie weitere Urkundenstellen entlasten.

Abbau von Medienbrüchen

Notarielle Urkunden werden bereits seit dem Jahr 2007 für den elektronischen Rechtsverkehr digitalisiert und seit dem Jahr 2022 im Elektronischen Urkundenarchiv digital verwahrt. „Dies hat jedoch zur Folge, dass die Papierurkunden nach der notariellen Beurkundungsverhandlung eingescannt werden müssen. Das ist nicht nur zeit- und arbeitsintensiv, sondern enthält auch aufwendige Medientransfers“, berichtet Clemens Neuschwender, Geschäftsführer der Notarkammer Pfalz. Nachdem im Anwendungsbereich der notariellen Online-Verfahren bereits seit dem Jahr 2022 elektronische Niederschriften errichtet werden können, soll diese Möglichkeit künftig auch im bewährten Präsenzverfahren eingeführt werden. „Die so digital errichteten Urkunden können anschließend ganz ohne Medienbruch in die elektronische Urkundensammlung eingestellt und an die Registergerichte oder die Grundbuchämter für den weiteren Vollzug übersandt werden“, führt Neuschwender aus.

Praktische Umsetzung

Im Ablauf des Beurkundungsverfahrens ändert sich durch die Errichtung der Niederschrift in elektronischer Form insbesondere der Vorgang des Unterschreibens durch die Beteiligten und die Notarin oder den Notar. „Die Beurkundung findet hingegen weiterhin in Präsenz statt“, betont Neuschwender. Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass die Beteiligten die Unterschrift in Gegenwart des Notars eigenhändig auf einem für die elektronische Erfassung geeigneten Hilfsmittel – beispielsweise auf einem Unterschriftenpad – leisten können. Die Notarin oder der Notar signiert im Anschluss qualifiziert elektronisch und erzeugt damit eine sogenannte originär elektronische Urkunde. „Der bewährte Akt der eigenhändigen Unterschrift als Ausdruck der Genehmigung der Niederschrift wird durch dieses Verfahren in die elektronische Welt übertragen. Auch der vollwertige Schutz der Authentizität und Integrität ist durch die stets notwendige qualifizierte elektronische Signatur der Beurkundungsperson gewährleistet“, so Neuschwender. Die Entscheidung, ob eine originär elektronische Niederschrift errichtet wird, soll dabei der Notarin bzw. dem Notar vorbehalten bleiben. Eine Ausnahme gibt es lediglich bei Verfügungen von Todes wegen. Diese müssen weiterhin in Papierform errichtet werden.

Bereitstellung eines Signatursystems durch die Bundesnotarkammer

Technisch wird die Einführung der elektronischen Präsenzurkunde durch die Bundesnotarkammer betreut, die den Notarinnen und Notaren auch die erforderliche Signaturanwendung bereitstellt. „Damit ist sichergestellt, dass die erforderliche Softwareausstattung flächendeckend und unkompliziert zur Verfügung steht“, hebt Neuschwender hervor. Die Bundesnotarkammer hat hierzu bereits erfolgreich einen Prototyp entwickelt, mit dem das elektronische Beurkundungsverfahren in Präsenz erprobt wird.

Bedeutung auch über den notariellen Bereich hinaus

Mit der Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung sollen aber auch andere Urkundenstellen, wie zum Beispiel die Nachlassgerichte, digitale Urkunden erstellen können. „Damit trägt die Einführung originär elektronischer Urkunden auch wesentlich zur Digitalisierung der Justiz bei und hat somit hohe Bedeutung auch über den notariellen Bereich hinaus“, ist sich Neuschwender sicher. Denn durch die elektronische Urkunde werden auch in den Gerichten Medienbrüche vermieden und der weitere Ausbau der E-Akte beschleunigt.

Digitalisierung der Kommunikation zwischen Notariat und Behörden

Neben der Einführung der elektronischen Präsenzurkunde strebt die Bundesnotarkammer mit weiteren Vorhaben eine umfassende Digitalisierung des Notariats an. Beispielsweise soll mit dem Projekt „elektronischer Notar-Verwaltungsaustausch“ – kurz eNoVA – künftig die im Zuge der Abwicklung von Immobilienverträgen stattfindende Kommunikation der Notarbüros mit öffentlichen Stellen vollumfänglich digitalisiert werden. Zur Umsetzung des elektronischen Vollzugs bietet eNoVA in seiner ersten Ausbaustufe seit dem Frühjahr 2024 die Möglichkeit zur Übermittlung von Mitteilungen an die Gutachterausschüsse an. Perspektivisch werden in zeitlich versetzen Stufen weitere Vollzugsschritte, insbesondere die steuerlichen Mitteilungspflichten samt Einholung der Unbedenklichkeitsbescheinigung beim Finanzamt sowie die Einholung behördlicher Genehmigungen und Vorkaufsrechtsanfragen digitalisiert und in eNoVA eingebunden. Notarinnen und Notare haben dann die Möglichkeit, vollständig papierlos zu arbeiten. „Das ist nicht nur nachhaltig und ressourcenschonend, sondern reduziert auch den Arbeitsaufwand in den Notarbüros erheblich“, freut sich Neuschwender.